• امور دبیرخانه و بایگانی

شرح وظایف دبیرخانه و بایگانی :  

  • اسکن نمودن نامه ها، شماره نمودن نامه ها،ثبت خلاصه نامه های صادره و وارده در سیستم دبیرخانه و دفتر اندیکاتور
  • بایگانی نامه ها در پرونده های مربوطه، تعویض پوشه پرونده های مستعمل، بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره و تفکیک آنها.
  • بایگانی پرونده ها ، نامه ها ، اوراق و اسناد اداری برابر دستورالعمل مربوطه نامه ها.
  • تهیه گزارشهای مورد لزوم جهت مقام مافوق.
  • تایپ نامه ها و صورتجلسات حوزه های مختلف
  • تهیه صورت مایحتاج ملزومات اداری مورد نیاز واحد مربوطه ، کپی گرفتن از فاکس های رسیده.
  • تحویل گرفتن نامه ها از مامور پست، حفظ و نگهداری دفاتر و پرونده های بایگانی جهت مراجعه مجدد ، کنترل پرونده های به امانت برده شده ، پیوست نمودن سوابق نامه ها جهت ارسال.
  • ارسال نامه ها به ترتیب اولویت ارسال (فوری و عادی) ، جمع آوری رسید نامه های پیشتاز و سفارشی و تحویل آنها به امور مالی اداره کل جهت پرداخت هزینه های آنها ، فاکس نمودن نامه ها و دعوتنامه های فوری ، تحویل نامه های رسیده به واحدهای مختلف اداره کل.
  • پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
  • دریافت و ارسال نامه ها از طریق خط دولت
  • انجام سایر امور ارجاعی به دبیرخانه